出国出境申报程序及材料说明及预算、核销所需材料

日期:2016/6/22 11:16:41

I.教职工因公临时出国(境)办
 
理程序及材料要求
 
   
*因公出国(境)材料受理时间:
1.每周一、二受理新团组公示、审批
2、每周三集中请示校领导签字、上报省外办
3、每周四、五受理护照、签证
4、每周三集中受理外汇核销
请各出访人员注意受理时间,在规定时间办理出国各项手续!!
4、由于不确定因素很多,为保障团组顺利出访,建议出访人员提前三个月办理相关手续(美洲国家请提前四个月),工作日不足者,团组责任自负!
 
*临时因公出国(境)团组请严格按照年度计划执行!
 
一、申请《山东省人民政府外事办公室出国、赴港澳任务批件》 报批要求.doc 
 

A、申报程序:
1.申请人(根据自身实际情况下载)详细填写《山东科技大学(科级以上干部)因公临时出国(境)申请表》《山东科技大学因公临时出国(境)申请表》一份(请根据自身实际情况,于国际处网站自行下载相应表格,旧表停止受理!!);
2.申请人所在单位行政负责人及《因公临时出国(境)申请表》要求的相关部门负责人审批、盖章(学校审批意见由国际交流合作处负责办理);
3.申请人携《因公临时出国(境)申请表》及其他申报材料报国际交流合作处;
4.申请人材料公示(5个工作日)(表格见附件二,团组于国际交流合作处填写);
5.材料公示结束后,国际交流合作处上报主管校领导审批并申报批件;
6.国际交流合作处每星期集中请示学校审批一次,请团组根据自己的时间,提前提交材料,余出提前量,避免急件。
B、申报批件所需材料:
1、《山东科技大学(科级以上干部)因公临时出国(境)申请表》《山东科技大学因公临时出国(境)申请表》一份;
2、详细出访事由。并于国际处填写因公出国呈报表。
3、邀请信复印件和翻译件(要求见附件六);
4、团组根据外方日程拟定的行程,需注明往返航班信息,并注明每天上下午的具体安排。(模板见附件一)
5、清晰的身份证复印件一份(需在一张纸上复印正反面,多人需按照领队及成员顺序复印到一张纸上);
6、经费预算,包括:国际旅费、住宿费、伙食费、公杂费、国(境)外城市间交通费、签证费等(表格见附件三)。经费来源需附科研处意见(1、需提供:项目经费来源的“项目书封面”+“项目简介页”+“项目费用预算页”,共3张;2、在“项目费用预算页”注明:原用于国际交流合作的费用是:***人民币;还剩余***人民币;并于此处请“科研处”确认盖章。)
7、如参加国际会议,并有会议注册费产生,需提供会议注册费依据。
8、参加国际会议并做大会报告者,请提供发言提纲。
9、航线选择及机票问题,请参照财务要求http://www.sdkd.net.cn/content__86862DCB7E83A180488FD42803372C04.htm。如需填表,国际处只需复印件留存。
10、其他有关批文、证明及说明材料(例如立项批复等)。

二 、政审办理
   团组向国际交流合作处递交批件申请材料后,请同时到学校组织部办理政审,出访人员自行联系组织部办理(行政楼616, 57118)。

三、申请护照(必须本人到青岛市人民政府外事办公室办理)
申办护照所需材料:
1、有效《山东省人民政府外事办公室出国、赴港澳任务批件》原件一份(国际交流合作处提供)
2、政审原件(组织部办理)
3、护照申请卡(到国际交流合作处现场办理);
4、因公电子护照照片(带20位条形编码并留存一张单张电子版备上传使用,电子版请各团组发送至个人电子邮箱并在国际交流合作处上传)(东泰佳世客彩扩摄影中心,地址:开发区长江中路419号;电话:86995333);
5、清晰的身份证复印件;
6、户口页本人页复印件;
7、团组保证书(国际处领取)

    出访人员*必须本人*持以上材料及身份证原件到青岛市人民政府外事办公室办理因公电子护照(需要留取指纹)。(地址:香港中路17号,青岛行政事业单位审批大厅二楼青岛市人民政府外事办公室护照窗口)
 
申请赴香港通行证照片及要求咨询国际处(申办赴港通行证不需至青岛外办录指纹)。

四、申请签证
国际处协助出国人员办理签证手续,签证清单请咨询国际处。
1、单位证明信(担保函)(模板见附件四)修改后与国际处联系。国际处办理盖章手续。
2、任务批件国际处提供。
3、其他材料出访人员自行准备(递交签证时交上签证费)。
 
办理地点:青岛市人民政府外事办公室。电话:85916483
地址:香港中路17号,青岛行政事业单位审批大厅二楼青岛市人民政府外事办公室签证窗口
 
五、回国总结及核销
1、出访团组回国后15天内将出访报告、出访日志交团长签字后pdf形式发至国际处。出访日志上请注明:团组严格执行呈报路线。
2、出访团组回国后自行留下护照所有信息页复印件,并于3天内将因公护照交给国际处送市外办。
3、上交总结、日志、护照后,团组凭费用清单(团长签字)、在外单据、所有成员护照首页及出入境页复印件、银行汇率单等到国际处核销。国际处每星期三集中办理。
 
特别提醒:
1、出国前请各团组到国际交流合作处确认是否已办理学校内部外汇预算。没有预算的团组回国后无法进行核销、报账。每周三集中受理外汇核销。
2、公示结束后,请出访人员自行下载打印公示表格,留签证时报备青岛外办。
3、国际处出国系统为内部工作机,不接受外界移动盘,感谢您的配合。
4、因公出国(境)手续较为复杂,请出访人员严格按照关键时间点(请见附件六),询问手续进展情况,并于国际处办理下一步手续。
5、由于不确定因素很多,为保障团组顺利出访,建议出访人员提前三个月办理相关手续(美洲国家请提前四个月)。

 
附件一、日程安排.doc
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件三:因公临时出国经费预算.doc
附件四:担保函(证明信)模板 担保函(证明信)模板.doc
附件五:因公临时出国(境)手续办理关键事件点因公临时出国(境)手续办理关键时间点.doc
附件六:邀请函及译文要求邀请函及译文要求.doc
 
II.因公长、短期出国(境)预
 
算、核销所需材料
 
 
 
一、因公出国经费预算材料    
  ① 短期  因公出国经费预算所需材料:
1.山科大因公临时出国经费预算表
2.因公临时出国任务和预算审批意见表
3.山东省人民政府外事办公室出国任务批件
4.日程安排表
5.会议注册费凭据(团长签字)
 6.其他非常规项目开支凭据
 
② 长期   因公出国经费预算材料:
1. 山东科技大学教职工因公出国申请表
2. 人事处开具的资助证明或者相关经费资助文件
3. 国际机票金额
4. 银行汇率单
5.如果为省政府公派人员,需先办理教育厅预审
 
 
二、因公出国经费核销材料
① 短期   因公出国经费核销所需材料:
1.出国总结、日志,打印版+PDF电子版(团长签字)(没有提交总结和日志及没有退还护照团组不予核销)
2.本人护照的首页、出、入境页的复印件(不允许擅自超期,严格执行批件天数)
3.费用清单(列出每项开支种类以及经费,团长签字)
4.住宿费发票或凭据 (团长签字)
5.城市间交通费发票  (团长签字)
6.会议注册费凭据      (团长签字)
7.如预算中有非常规类开支项目,需要凭据(团长签字)
8.山东省人民政府外事办公室出国任务批件复印件
9.该团组的预算表
 
② 长期   因公出国经费核销所需材料:
1.回国工作的人事处上岗证明(注明资助金额)
2.留学回国人员证明
3.本人护照的首页、出、入境页的复印件(入境章、出境章须齐全,如有特殊情况须写声明并签字)
4.本人护照原件
5.出国总结        (团长签字)
6.住宿费发票或凭据 (团长签字)
7.机票复印件
8.各类消费单据 (将同类型的消费单据订在一起,每一份团长签字)
9.费用清单     (列出每项开支种类以及经费,团长签字)
10.外汇牌价表   (出国日期前的中国银行外汇牌价)
11.因公出国(境)申请表复印件
12.如果是省政府公派人员,需先办理保证金退还手续
 
 
因团组出国(境)预算、核销工作非常严谨,工作信息量很大且工作人员有限,需工作日进行审核。请团组提交材料后留下联系方式国际处审核后联系团组
 
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